Dokumenty

Pozor - tento modul je již dostupný pouze z historických důvodů a na novějších zařízeních a operačních systémech nemusí fungovat - pro jakékoli tiskové výstupy doporučujeme použít modul Tiskové sestavy! Modul Dokumenty bude k 31. 8. 2018 zcela odstraněn.

 

Aplikace Škola OnLine zajišťuje výstupy dat a poskytuje základní vzory dokumentů, které si můžeme podle potřeb upravit, a dále je používat. Umožňuje generovat různé tiskové výstupy s daty, která máme v aplikaci evidovaná. Systém disponuje více než dvěma sty předpřipravenými vzory dokumentů, které lze začít okamžitě využívat.

Kromě nabídnutých sestav si může uživatel vytvořit svůj vlastní dokument, který bude také vycházet z dat poskytovaných systémem.

Pro náhled všech vzorů dokumentů, tj. předpřipravených i vytvořených uživateli, se používá program Microsoft Office Word, který zná většina uživatelů.

Mezi nejpoužívanější druhy dokumentů patří např. katalogový list, vysvědčení, potvrzení o studiu, rozpis maturitních zkoušek. Pro tvorbu dokumentů se používá program Microsoft Office Word, který zná většina uživatelů.

Tvorba dokumentů a jejich následné vygenerování funguje následujícím způsobem:

Doporučujeme nejprve si rozmyslet účel, který má vytvářený vzor splňovat. Je proto vhodné vytvořit si vizuální podobu dokumentu v textovém editoru. Tento návrh by měl obsahovat veškerý text, formátování i příklady dat.

Nejprve založíme nový vzor dokumentu, který si vhodně pojmenujeme dle jeho účelu. Můžeme zároveň přidělit právo užívání dokumentu jednotlivým rolím osob.

Nyní si nadefinujeme data evidovaná v aplikaci, která budeme potřebovat. Začneme s vytvářením struktury vzoru, kterou budeme při tvorbě dokumentu používat.

Zvolíme datové skupiny (jejich přehled nalezneme na formuláři "Mapa datových skupin"), mezi nimiž určíme úrovně a vazby.

Mezi skupinami vytvoříme hierarchii, ve které se budou zobrazovat. Pokud např. chceme tisknout seznam žáků/studentů třídy, vybereme do struktury vzoru skupinu dat "Třída". Poté pod ni zvolíme skupinu dat "Student třídy" a k ní můžeme ještě vybrat skupinu "Student". Díky vazbě mezi těmito dvěma skupinami dat lze pak zobrazit seznam žáků/studentů pro každou třídu.

V každé datové skupině vybereme datová pole, která budeme potřebovat. Je vhodné vybírat pouze ta datová pole, která nezbytně potřebujeme, generování vzoru tak bude výrazně rychlejší.

Dle potřeby vybereme u datových polí formátovací funkci, např. můžeme nastavit vzhled dat (zda bude měsíc vypsán slovem nebo řadovou číslovkou, apod.).

Pokud potřebujeme, aby se data generovala pouze za určitého předpokladu, omezíme dané skupiny dat podmínkami (např. podmínka pro to, aby se zobrazovali aktivní žáci/studenti).

V předchozích krocích jsme nadefinovali data, která se mají z aplikace Škola OnLine generovat.

Pro definici vizuální podoby vzoru přecházíme do programu Microsoft Office Word. Zde tedy navrhneme, jak bude vzor vypadat.

Podle toho, kolik úrovní dokumentu zvolíme, s tolika úrovněmi budeme pracovat v programu Microsoft Office Word. Úrovně se při sestavování dokumentu všechny spojí do jednoho celku.

Vzhled vytváříme pro každou úroveň zvlášť, tj. připravíme si texty, tabulky, formátování apod. Na místo, kde se mají zobrazovat data evidovaná v systému Škola OnLine, je zapotřebí vložit datová pole, tj. proměnné, které jsme si vydefinovali v předchozích krocích v rámci aplikace Škola OnLine. Při sestavování dokumentu pak budou tato datová pole nahrazena konkrétní hodnotou.

Po dokončení vizuálního návrhu dokumentu je nutné jej uložit na server. To nám umožní v budoucnu generovat dokumenty se stejnou podobou a s aktuálními daty. Tímto krokem je návrh dokumentu hotový, lze jej používat.

Při příštím příchodu na formulář si můžeme nastavit konkrétní omezující kritéria pro výběr dat, např. omezíme generování dat na třídu, určitého žáka/studenta.

V rámci aplikace Škola OnLine získáme data, která se dostanou do vzoru dokumentu sestaveného ve Wordu. Hotový návrh dokumentu umožňuje vygenerovat si vzor a sestavit si jej. Před samotným generováním je vhodné v aplikaci Škola OnLine omezit si generovaná data např. na konkrétní třídu, žáka/studenta.

 

Stručný slovník pojmů, se kterými se uživatel setká při tvorbě a využívání dokumentů:

- vzor dokumentu - výstupy dat zprostředkované programem Microsoft Office Word; skládá se z definice použitých datových skupin, polí a vizuální podoby vzoru

- datová skupina - sada položek, které se vztahují ke společnému předmětu, např. datová skupina "Student" obsahuje veškeré údaje o žákovi/studentovi; u složitějších vzorů lze datové skupiny propojovat a vytvářet mezi nimi hierarchii

- datové pole - konkrétní položky z datové skupiny, ke které se váží; lze podle nich řadit data, aplikovat nad nimi formátovací funkce

- formátovací funkce - způsob, jak se bude datové pole zobrazovat, např. můžeme nastavit vzhled dat (zda bude měsíc slovem nebo řadovou číslovkou, apod.)

Formuláře potřebné k tvorbě a generování dokumentů:

Vzory dokumentů - slouží k definici a úpravě vzorů dokumentů. Uživatel si zde může vytvářet kopie vzorů a ty následně upravovat dle vlastních představ. Formulář též umožňuje vytvořit vzory nové.

Generování dat - pokud jsme si zhotovili náš vlastní vzor, nebo pokud máme vytvořenou kopii z originálního vzoru dokumentu, můžeme je vygenerovat na tomto formuláři.

Mapa datových skupin - nabízí přehled všech dostupných skupin dat, které je možné využít při sestavování dokumentů.